第６　管理組合の総会

Ｑ18　　総会の議事録はどのように書くのですか。

１．議事録の作成の義務

　　　　集会の議事については、議長は書面又は電磁的記録により、議事録を作成しなければなりません（区分所有法４２条１項）。

　　　　議事録には、議事の経過の要領及びその結果を記載し、又は記録しなければなりません（同法４２条２項）。

　　　　その場合には、議事録が書面で作成されているときは、議長及び総会に出席した区分所有者の二人がこれに署名押印しなければなりません（同法４２条３項）。

　　　　この議事録は、理事長が保管しなければなりません（同法４２条４項）。

　　２．記載の内容

　　　　どういうふうに書いたらいいのかといえば、その議事録を見ただけで議事の結論の全部がわかるように、書くべきです。一番困るのは、第何号議案賛成多数で可決と書いてあるが、その第何号議案というのはどういう中身だったかということが書いていないというものです。協議報告をしたという議題であれば、何々について協議したと書くだけでいいです。何らかの決議をした議題であれば、何が決まったかについて議事録を見ただけでわかるようにしておかなければなりません。そうしないと役に立ちません。第何号議案というのが複雑だった場合は、別紙記載の議案どおり提案し賛成多数で可決した、というように議事録の別紙として、くっつけておく工夫が必要です。

　　３．議事録の使われ方

　　役員選任の決議を記録した議事録は、組合役員が誰であるかを公に証明する唯一の手段です。

　　　　また、総会決議が有効か無効かが争われる訴訟では、とうぜんにそのときの議事録が決定的証拠になります。例えば、管理費が１万円から１万２千円に引き上げられたという場合の決定的証拠です。管理費の改定は総会での特別決議事項ですから、過去の未払になっている管理費を請求する場合にはそれが決められたときの議事録がとうぜん必要になるのです。